SPO PENYELENGGARAAN RAPAT

	SPO PENYELENGGARAAN RAPAT
Prosedur Tetap	No.Pokok	No. Revisi	Halaman 1 dari 2
	Tgl Terbit.	Tangerang, Direktur
Pengertian	Bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
Tujuan	Rapat dapat diselenggarakan secara efektif dan efisien dan dilaksanakan secara konsisten oleh unsur pimpinan dan pelaksana dengan semangat kebersamaan
Kebijakan	Surat keputusan direktur rumah sakit
Prosedur	1. Perencanaan Rapat : a. Rapat yang diselenggarakan oleh YBWSA – Staf Sekretariat YBWSA mengirimkan undangan rapat kepada rumah sakit – Staf Sekretariat rumah sakit menyampaikan undangan rapat tersebut kepada direksi. – Direksi mengkoordinasikan dengan direksi atau dengan bidang/instalasi terkait untuk persiapan materi rapat. b. Rapat yang diselenggarakan oleh RS – Unit kerja menghubungi bagian Sekretariat untuk menanyakan kesiapan waktu dan tempat penyelenggaraan rapat. – Setelah mendapat kepastian waktu dan tempat, unit kerja penyelenggara membuat undangan rapat. – Unit kerja penyelenggara mendistribusikan undangan dilampiri dengan buku ekspedisi undangan. – Unit kerja penyelenggara menghubungi Instalasi Gizi untuk menyediakan konsumsi sesuai dengan jumlah peserta rapat. – Mempersiapkan daftar hadir dan lembar notulensi. – Unit penyelenggara menghubungi bagian house keeping untuk mempersiapkan ruangan (kapasitas ruangan sesuai dengan jumlah peserta, meja, kursi, AC) dan media yang dibutuhkan untuk rapat (laptop, lcd, screen, laser pointer, white board, spidol dan sound system). – Unit penyelenggara mempersiapkan materi rapat

	SOP PENYELENGGARAAN RAPAT
	No.Pokok	No. Revisi	Halaman 2 dari 2
	2. Pelaksanaan rapat. a. Penyelenggara mempersiapkan daftar hadir dan lembar notulensi. b. Mengecek kesiapan ruangan (kapasitas ruangan sesuai dengan jumlah peserta, meja, kursi, AC) dan media yang dibutuhkan untuk rapat (laptop, lcd, screen, laser pointer, white board, spidol dan sound system). c. Mengecek kesiapan konsumsi. d. Penerimaan peserta dengan penulisan presensi pada daftar hadir. e. Membagikan materi rapat yang perlu dibagikan f. Melakukan perekaman dan pencatatan jalannya rapat sebagai bahan notulensi. 3. Pasca Pelaksanaan a. Penyelenggara membuat notulensi b. Menata berkas notulensi, transkripsi, dan bahan rapat untuk diserahkan kepada Bagian Sekretariat. c. Bagian Sekretariat mendistribusikan notulensi sesuai dengan tingkat kepentingan hasil rapat
Unit terkait	Semua unit terkait

Tweet

Subscribe to receive free email updates: