KEBIJAKAN PEMBERLAKUAN PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT 

NOMOR :   177//Dir-SK/XII/2016

TENTANG

KEBIJAKAN PEMBERLAKUAN PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

RUMAH SAKIT 

DIREKTUR RUMAH SAKIT 

MENIMBANG          : 1. Bahwa pengelolaan perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan.

2.  Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan.

                                   

                                   

MENGINGAT          : 1. Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

2. Undang-Undang RI Nomor 7 tahun 1963 tentang Farmasi.

3. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1197 tahun 2004, tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN :

KESATU                  : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT  TENTANG PEMBERLAKUAN PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI DI RUMAH SAKIT 

KEDUA                    : Pengelolaan perbekalan Farmasi di Rumah Sakit  sebagaimana diberlakukan Pengelolaan Perbekalan Farmasi.

KETIGA                   : Instalasi Rumah Sakit bertanggung jawab dalam  melakukan pengelolaan perbekalan farmasi di rumah sakit .

KETIGA                   : Kebijakan ini berlaku selama 3 tahun dan akan dilakukan evaluasi minimal 1 tahun sekali.

KEEMPAT                : Apabila hasil evaluasi mensyaratkan adanya perubahan, maka akan dilakukakan perubahan dan perbaikan sebagaimana mestinya.

	Ditetapkan di   : Tangerang Tanggal                        : 30 Desember 2016 RUMAH SAKIT  TANGERANG Direktur

 

TEMBUSAN Yth :

1. Wadir Pelayanan Medis

2. Komite Medis

3. Seluruh Dokter di Rumah Sakit 

4. Kepala Bagian Keperawatan

5. Seluruh Kepala Ruang Keperawatan

6. Instalasi Farmasi

7. Arsip

SURAT PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT 

NOMOR          : 330/ir-SK/XII/2016

TANGGAL      : 30 Desember 2016

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

Pengelolaan Perbekalan Farmasi merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan.

A.     Tujuan

-      Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efesien

-      Menerapkan farmako ekonomi dalam pelayanan

-      Meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi

-      Mewujudkan Sistem Informasi Manajemen berdaya guna dan tepat guna

-      Melaksanakan pengendalian mutu pelayanan

B.     Pemilihan dan pengadaan obat-obatan

Merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Penentuan seleksi obat merupakan peran aktif apoteker dalam Panitia Farmasi dan Terapi untuk menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna transaksi Pembelian.

Ø  Evaluasi yang dilakukan pada tahap ini dengan menggunakan Indikator seleksi obat yaitu kesesuaian item obat yang tersedia di rumah sakit dengan DOEN.

C.     Perencanaan

Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain Konsumsi, Epidemiologi, Kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

D.     Pengadaan

Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui, melalui :

a.Pembelian :

·         Secara tender (oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi)

·         Secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar farmasi/rekanan)

·         Sumbangan/droping/hibah

Beberapa evaluasi yang digunakan dalam pengadaan obat adalah (Pudjaningsih, 1996):

1.      Frekuensi pengadaan tiap item obat setiap tahunnya

-        digolongkan menjadi 3 kategori: rendah (<12), sedang (12-24), tinggi (>24).

-        Banyaknya obat dengan frekuensi sedang dan tinggi → kemampuan IFRS dalam merespon perubahan kebutuhan obat dan melakukan pembelian obat dalam jumlah sesuai dengan kebutuhan saat itu.

-        Pengadaan obat yang berulang menunjukkan bahwa yang tersedia di IFRS merupakan obat dengan perputaran cepat (fast moving).

-        Banyaknya obat yang masuk kedalam jenis slow moving → kerugian bagi rumah sakit.

2.      Frekuensi kesalahan faktur

-        Kriteria kesalahan faktur: adanya ketidakcocokan jenis obat, jumlah obat dalam suatu item, atau jenis obat dalam faktur terhadap surat pesanan yang bersesuaian

-        Penyebab:

a.      Tidak ada stok, atau barang habis di PBF

b.      Stok barang yang tidak sesuai

c.       Reorder atau frekuensi pemesanan terlalu banyak

3.      Frekuensi tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap waktu yang disepakati

-        Tingginya frekuensi tertundanya pembayaran menunjukkan kurang baiknya manajemen keuangan pihak rumah sakit.

-        Hal ini dapat mempengaruhi kepercayaan pihak pemasok kepada rumah sakit sehingga potensial menyebabkan ketidaklancaran suplai obat di kemudian hari.

E.     Produksi

Merupakan kegiatan membuat, merubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau nonsteril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Produksi/pembuatan sediaan farmasi:

• Produksi Steril

• Produksi Non Steril

• Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil

F.      Penerimaan

Merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan.

Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi:

• Pabrik harus mempunyai Sertifikat Analisa

• Barang harus bersumber dari distributor utama

• Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS)

• Khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus mempunyai certificate of origin

• Expire date minimal 2 tahun

Setelah barang yang diorder tersebut datang, barang tersebut diterima bersama dengan faktur dan di periksa oleh petugas gudang farmasi. Petugas gudang memeriksa tanggal kadaluarsa dari obat tersebut dan nomor faktur.

            Bila barang yang diperiksa telah sesuai dengan faktur, kemudian faktur tersebut ditanda tangani oleh petugas yang menerima di bagian gudang. Setelah itu, barang dimasukkan ke dalam gudang dan dicatat pada kartu stok.

G.    Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat-obat yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan baik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan obat adalah sebagai berikut:

         Memelihara mutu obat.

         Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab.

         Menjaga kelangsungan persediaan.

         Memudahkan pencarian dan pengawasan.

Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan:

• Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya

• Dibedakan menurut suhunya, kestabilannya

• Mudah tidaknya meledak/terbakar

• Tahan/tidaknya terhadap cahaya disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.

Cara Penyimpanan Obat Secara Umum

Cara penyimpanan obat yang secara umum perlu diketahui oleh masyarakat adalah sebagai berikut :

a.    Ikuti petunjuk penyimpanan pada label/ kemasan

b.    Simpan obat dalam kemasan asli dan dalam wadah tertutup rapat.

c.    Simpan obat pada suhu kamar dan hindari sinar matahari langsung.

d.    Jangan menyimpan obat di tempat panas atau lembab.

e.    Jangan menyimpan obat bentuk cair dalam lemari pendingin agar tidak beku, kecuali jika tertulis pada etiket obat.

f.     Jangan menyimpan obat yang telah kadaluarsa atau rusak.

g.    Jangan meninggalkan obat di dalam mobil untuk jangka waktu lama.

h.    Jauhkan obat dari jangkauan anak-anak.

Peralatan penyimpanan obat secara umum memerlukan :

1.    Lemari/rak yang rapi dan terlindung dari debu, kelembaban dan cahaya yang berlebihan

2.    Lantai dilengkapi dengan palet

Cara Penyimpanan Obat Secara Khusus

Penyimpanan obat yang secara khusus juga perlu diketahui oleh masyarakat adalah sebagai berikut :

1.      Sediaan obat vagina dan ovula

Sediaan obat untuk vagina dan anus (ovula dan suppositoria) disimpan di lemari es karena dalam suhu kamar akan mencair.

2.      Sediaan Aerosol / Spray

Sediaan obat jangan disimpan di tempat yang mempunyai suhu tinggi karena dapat menyebabkan ledakan.

Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan obat dengan kondisi khusus diantaranya :

1.       Lemari pendingin dan AC untuk obat yang termolabil

2.       Fasilitas peralatan penyimpanan dingin harus divalidasi secara berkala

3.       Lemari penyimpanan khusus untuk narkotika dan obat psikotropika

4.       Peralatan untuk penyimpanan obat, penanganan dan pembuangan limbah sitotoksik dan obat berbahaya harus dibuat secara khusus untuk menjamin keamanan petugas, pasien dan pengunjung

Beberapa obat perlu disimpan pada kondisi dan tempat yang khusus untuk memudahkan pengawasan, yaitu :

1.       Obat golongan narkotika dan psikotropika masing-masing disimpan dalam lemari khusus dan terkunci.

2.       Obat-obat seperti vaksin dan supositoria harus disimpan dalam lemari pendingin untuk menjamin stabilitas sediaan.

3.       Beberapa cairan mudah terbakar seperti aseton, eter dan alkohol disimpan dalam lemari yang berventilasi baik, jauh dari bahan yang mudah terbakar dan peralatan elektronik. Cairan ini disimpan terpisah dari obat-obatan.

Persyaratan Penyimpanan Narkotika

·         Harus terbuat dari kayu atau bahan lain yang kuat (tidak boleh terbuat darikaca).

·         Harus mempunyai kunci yang kuat, kunci lemari harus dikuasai oleh penanggung jawab atau pegawai yang dikuasakan.

·         Dibagi menjadi dua bagian dengan masing-masing kunci yang berlainan.

·         Apabila lemari memiliki ukuran kurang dari 40 cm x 80 cm x 100 cm, maka dibuat pada tembok / lantai / lemari khusus.

·         Tidak boleh menyimpan atau meletakkan barang-barang selain narkotika, kecuali ditentukan lain oleh Menteri Kesehatan (Menkes).

Beberapa evaluasi yang digunakan dalam penyimpanan obat adalah (Pudjaningsih, 1996):

1.      Persentase kecocokan antara barang dan stok komputer atau kartu stok

Proses pencocokan harus dilakukan pada waktu yang sama untuk menghindari kekeliruan karena adanya barang yang keluar atau masuk (adanya transaksi). Apabila tidak dilakukan bersamaan maka kemungkinan ketidakcocokan akan meningkat.

Ketidakcocokan akan menyebabkan terganggunya perencanaan pembelian barang dan pelayanan terhadap pasien.

2.      Turn Over Ratio (TOR)

TOR = perbandingan Harga Pokok Penjualan (HPP) dalam 1 tahun dengan nilai rata – rata persediaan pada akhir tahun.

TOR digunakan untuk mengetahui berapa kali perputaran modal dalam 1 tahun, menghitung efisiensi dalam pengelolaan obat. Apabila TOR rendah, berarti masih banyak stok obat yang belum terjual sehingga mengakibatkan obat menumpuk dan berpengaruh terhadap keuntungan (Jati, 2010).

H.    Pendistribusian

Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan:

• Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada

• Metode sentralisasi atau desentralisasi

• Sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau kombinasi

a.      Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Inap

Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien rawat inap di rumah sakit, yang diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan system persediaan lengkap di ruangan, sistem resep perorangan, sistem unit dosis.

b.      Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Jalan

Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien rawat jalan di rumah sakit, yang diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan system resep perorangan oleh Apotik Rumah Sakit.

c.       Sistem pelayanan distribusi :

1.      Sistem persediaan lengkap di ruangan

-        Pendistribusian perbekalan farmasi untuk persediaan di ruang rawat merupakan tanggung jawab perawat ruangan.

-        Setiap ruang rawat harus mempunyai penanggung jawab obat.

-        Perbekalan yang disimpan tidak dalam jumlah besar dan dapat dikontrol secara berkala oleh petugas farmasi.

2.      Sistem resep perorangan

Pendistribusian perbekalan farmasi resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui Instalasi Farmasi.

3.      Sistem unit dosis

Pendistribusian obat-obatan melalui resep perorangan yang disiapkan, diberikan/ digunakan dan dibayar dalam unit dosis tunggal atau ganda, yang berisi obat dalam jumlah yang telah ditetapkan atau jumlah yang cukup untuk penggunaan satu kali dosis biasa.

Kegiatan pelayanan distribusi diselenggarakan pada:

a.       Apotik rumah sakit dengan sistem resep perorangan

b.      Satelit farmasi dengan sistem dosis unit

c.       Ruang perawat dengan sistem persediaan di ruangan

Beberapa evaluasi yang digunakan dalam pelayanan distribusi obat adalah (Pudjaningsih, 1996):

1.      Rata-rata waktu yang digunakan untuk melayani resep sampai ke tangan pasien

Bertujuan untuk mengetahui tingkat kecepatan pelayanan apotek rumah sakit.

2.      Persentase obat yang diserahkan

Bertujuan untuk mengetahui sejauh mana kemampuan IFRS menyediakan obat yang diresepkan.

3.      Persentase obat yang diberi label dengan benar

Bertujuan untuk mengetahui penguasaan peracik (dispenser) tentang informasi pokok yang harus ditulis dalam etiket.

I.       Penarikan dan Penanganan Obat Kadaluarsa

Obat kadaluarsa adalah obat jadi yang berasal dari produksi pabrik obat yang telah habis masa berlaku (batas waktu pemakaiannya) atau dikenal dengan sudah ED (expired date). Pencantuman tanda kadaluarsa bisa dicetak dengan tulisan susah untuk dihapus. Obat kadaluarsa kadang-kadang kalau dilihat dari luar secara organoleptik tampak masih kondisi baik kemasannya maupun obatnya sendiri. Namun bila diperiksa secara laboratoris kemungkinan besar sudah di bawah persyaratan kadar Farmakope, dan hasil peruraian obat (degradan) akan bertambah. Karena kadar zat aktif sangat menurun maka kemungkinan untuk sembuhnya penyakit menjadi lebih lama lagi.

      Prosedur tentang Penanganan Obat Rusak atau Kadaluarsa

·         Mengidentifikasikan obat yang sudah rusak atau kadaluarsa.

·         Memisahkan obat rusak atau kadaluarsa dan di simpan pada terpisah dari penyimpanan obat lainnya.

·         Membuat catatan nama, no. batch, jumlah dan tanggal kadaluarsa.

·         Melaporkan dan mengirim obat tersebut ke Instalasi Farmasi.

·         Mendokumentasikan pencatatan tersebut.

J.      Pemusnahan Resep

Dilakukan selama 4 tahun sekali, setelah dimusnahkan dibuat berita acara pemusnahan. Dilaporkan ke kantor dinas kesehatan, dan ke kepala balai besar  pemeriksaan obat dan makanan serta kepada kepala dinas kesehatan provinsi.
Tata Cara Pemusnahan :

·         Resep Narkotika dihitung lembaranya

·         Resep lainya ditimbang

·         Resep dihancurkan dengan mesin penghancur, dikubur, atau dibakar.

K.    Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan merupakan serangkaian kegiatan dalam rangka penata usahaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit-unit pelayanan di Rumah Sakit.

L.     Stelling

Stelling adalah kegiatan mencatat dan menyesuaikan data di kartu stock dengan keadan sebenarnya. ini berfungsi untuk mengetahui persediaan obat agar tidak terjadi kekosongan. Kegiatan ini harus kita lakukan setiap mengambil obat atau pun memasukan obat ke dalam tempatnya . dengan kegiatan ini pula apoteker dapat mengevaluasi tingkat perputaran obat tersebut.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: