KEBIJAKAN PERESEPAN, PEMESANAN DAN PENCATATAN OBAT

PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT

NOMOR :  269//Dir-SK/XII/2016

TENTANG

KEBIJAKAN PERESEPAN, PEMESANAN DAN PENCATATAN OBAT

RUMAH SAKIT 

DIREKTUR RUMAH SAKIT 

MENIMBANG          : 1. Bahwa pelaksanaan peresepan, pemesanan dan pencatatan obat dan data pasien mengenai penggunaan untuk dilakukan oleh petugas IFRS.

2. Pelaksanaan peresepan, pemesanan dan pencatatan obat yang dilakukan bertujuan agar penggunaan obat dengan memperhatikan keamanan penggunaan obat oleh pasien.

                                    3. Pengelolaan obat dilakukan oleh petugas IFRS dan melakukan pendokumentasian pemesanan dan penggunaan obat.

                                   

MENGINGAT          : 1. Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

2. Undang-Undang RI Nomor 7 tahun 1963 tentang Farmasi.

3.  Undang-Undang RI Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.

4.  Peraturan Pemerintah RI Nomor 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian.

5. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1197 tahun 2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN :

KESATU                  : Pemesanan obat yang dilakukan di IFRS dengan sistem pemesanan reguler yang menggunakan fasilitas media komunikasi.

KEDUA                    :  Peresepan obat yang dilakukan oleh petugas IFRS sesuai dengan resep yang ditulis oleh pihak penulis resep dan pengelolaan resep dilakukan oleh petugas IFRS.

KETIGA                   :  Pencatatan obat yang tersedia dalam lemari penyimpanan dicatat dalam kartu stok dan program komputer secara lengkap.

KEEMPAT                :  Kebijakan ini berlaku selama 3 tahun dan akan dilakukan evaluasi minimal 1 tahun sekali.

KELIMA                   : Apabila hasil evaluasi mensyaratkan adanya perubahan, maka akan dilakukan perubahan dan perbaikan sebagaimana  mestinya.

	Ditetapkan di   :     Tangerang Tanggal                        :     30 Desember 2016 RUMAH SAKIT TANGERANG Direktur

 

TEMBUSAN Yth :

1. Wadir Pelayanan Medis

2. Komite Medis

3. Seluruh Dokter di Rumah Sakit 

4. Kepala Bagian Keperawatan

5. Seluruh Kepala Ruang Keperawatan

6. Instalasi Farmasi

7. Arsip

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT 

NOMOR         : 269//Dir-SK/XII/2016

TANGGAL    : 30 Desember 2016

KEBIJAKAN PEMESANAN OBAT, PENCATATAN OBAT

Pengadaan Perbekalan Farmasi

IFRS memperoleh obat atau perbekalan farmasi berasal dari Pedagang Besar Farmasi (PBF) atau dari rumah sakit lain. Pedagang Besar Farmasi secara intensif mensuplai ketersediaan obat, jarak pengirimannya memiliki waktu yang berbeda-beda, ada yang datang untuk mensuplai setiap tiga kali perminggu, bahkan juga ada pengiriman datang setiap hari.

Waktu pengiriman barang berbeda-beda, ada yang sekarang pesan, besok barang dikirim, adapula yang selang satu hari setelah pemesanan.Sistem pembayaran yang dilakukan terhadap Pedagang Besar Farmasi (PBF) dapat dilakukan secara tunai ataupun kredit.

Pemesanan Obat

Pemesanan obat yang dilakukan di IFRS yaitu dengan system pemesanan regular (umum). Oleh karena itu, surat pesanan yang digunakan adalah surat pesanan regular, atau bisa juga menggunakan fasilitas media komunikasi.

Penerimaan Perbekalan Farmasi

Selang satu atau dua hari barang yang dipesan akan datang dan disertai dengan faktur pembelian. Ketika barang datang, Apoteker/Asisten Apoteker harus segera mengecek faktur dan surat pesanan serta memeriksa kesesuaian barang yang dipesan. Pengecekan barang datang dilakukan dengan cara:

Mencocokan nama barang, nomor batch, jumlah barang, harga barang, expired date dengan keterangan yang tertera pada surat pesanan dan faktur.

Setelah semua barang sesuai dengan pesanan maka faktur diparaf dan distempel. Namun apabila terjadi ketidaksesuaian barang, maka pihak gudang farmasi meretur barang tersebut disertai dengan bukti returnya.

Faktur asli diberikan kepada ke PBF, sedangkan copyannya disimpan sebagai arsip gudang farmasi.  Apabila pembayaran obat sudah lunas faktur asli yang berada di PBF diserahkan ke gudang farmasi.

Penyimpanan Perbekalan Farmasi

Penyimpanan perbekalan farmasi di IFRS digolongkan berdasarkan :

1. Bentuk sediaan (tablet, sirup, drops, salep, dan bentuk sediaan lainnya) yang disusun secara alfabetis.
2. Berdasarkan FIFO (First In First Out), yaitu obat-obat yang pertama masuk dan pertama keluar dan FEFO (First Expired First Out), yaitu obat-obat yang kadaluarsanya cepat, pertama keluar.
3. Berdasarkan sifat obatnya yang meliputi penyimpanan obat berdasarkan suhu yang telah ditentukan.
4. Berdasarkan golongan obatnya, seperti untuk obat golongan bebas dan bebas terbatas disimpan di etalase bagian depan (tidak apa-apa terlihat oleh konsumen), karena golongan obat ini dijual secara bebas kepada pasien. Sementara untuk golongan obat keras dan keras terbatas disimpan di etalase bagian belakang (tidak boleh terlihat oleh konsumen), karena obat golongan ini tidak dijual secara bebas kepada pasien. Begitu pula, untuk golongan obat psikotropika disimpan di suatu lemari yang terpisah dari obat-obat lainnya.

Program Komputer (SIRS)

Fungsi dari program ini untuk mencatat barang yang masuk dan keluar yang ditulis perjenis obat.

Pelayanan Perbekalan Farmasi

Bentuk atau system saluran distribusi perbekalan farmasi sesuai dengan kebijakan atau peraturan seperti yang tercantum dalam undang-undang kesehatan.

Perbekalan Farmasi menurut Undang-Undang Kesehatan meliputi :

• Obat
• Bahan Baku
• Obat Tradisional (Obat asli Indonesia)
• Alat Kesehatan
• Kosmetik

Obat terdiri dari enam golongan yaitu :

• Obat Narkotik
• Obat Psikotropika
• Obat Keras
• Obat Obat Tertentu
• Obat Bebas Terbatas
• Obat Bebas
• Obat Prekusor

Pelayanan Resep Dokter

Resep dapat diartikan sebagai pernyataan tertulis dari seorang dokter. Resep harus tertera jelas dan lengkap supaya tidak terjadi kesalahan dalam pemberian obat kepada pasien. Ketidakjelasan/kesimpangsiuran pada resep harus segera dikonfirmasi pada dokter yang menulis resep tersebut. Resep-resep dari dokter tersebut akan diarsipkan, kemudian arsip resep tersebut disimpan selama 3 tahun di IFRS. Setelah 3 tahun resep itu akan dimusnahkan dengan cara dibakar serta akan dibuat acara  beritanya.

Namun ada pula pelayanan obat tanpa resep dokter, dimana konsumen langsung membeli obat bebas atau bebas terbatas ke IFRS.

Pelayanan Informasi Obat

Di IFRS memberikan informasi obat berusaha secara detail, contohnya seperti menjelaskan penggunaan obat tersebut dan memberitahukan fungsi obatnya.

pengelolaan Obat Psikotropika

Menurut Undang-Undang RI No. 5 Tahun 1997 psikotropika adalah zat atau obat baik alamiyah ataupun sintetis, bukan narkotik, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada system syaraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada mental dan perilaku.

Obat psikotropika yang ada di IFRS, adalah antara lain :

1. Phenobarbital (Luminal) 30 mg
2. Analsik tablet
3. Diazepam 2 mg
4. Arkine tablet
5. Stesolid rektal 5 mg
6. Stesolid rektal 10 mg

Pemesanan obat psikotropika dapat dilakukan dengan menyertakan Surat Pesanan (SP) khusus dan dipisahkan dari SP obat-obat lain. SP obat psikotropika ini dibuat rangkap tiga, hanya saja pemesanan obat psikotropika dapat dipesan dari beberapa Pedagang Besar Farmasi (PBF) tertentu.

Penyimpanan Obat Psikotropika

Dalam penyimpanan obat psikotropika ini diperlakukan secara khusus. Disimpan disuatu lemari yang terpisah dengan obat keras lainnya.

Pelaporan Obat Psikotropika

Obat Psikotropika dalam hal kepemilikannya harus dilaporkan ke Dinas Kesehatan (Dinkes) Kabupaten. Di IFRS pelaporannya dilakukan tiap satu bulan sebelum tanggal 10. Laporan ini ditanda tangani oleh Apoteker.

Pengelolaan Obat Rusak Dan Kadaluarsa

Untuk obat-obat yang mendekati kadaluarsa ataupun sudah kadaluarsa akan diretur (dikembalikan) jika Pedagang Besar Farmasi (PBF) bersedia, tetapi dengan persyaratan tertentu. Tetapi jika PBF tidak bersedia, maka obat-obatan tersebut akan dikumpulkan dan dimusnahkan dengan cara tertentu, contohnya untuk sediaan obat yang berbentuk tablet, cara pemusnahannya yaitu digerus terlebih dahulu, kemudian dikubur dengan tanah. Begitu pula, sediaan obat yang sirup, cara pemusnahannya dibuang sirup tersebut ke tong sampah, baru botol kosongnya dibuang. Dan akan dibuat acaranya.

Untuk meretur obat yang kadaluarsa biasanya PBF memberi persyaratan-persyaratan tertentu seperti, obat-obat tersebut harus dalam keadaan utuh dan harus diretur tiga bulan sebelum expired date.

• Administrasi IFRS
• Administrasi Pembukuan

Administrasi pembukuan ini berguna untuk mencatat seluruh kegiatan-kegiatan dan transaksi-transaksi yang telah dilaksanakan. Di IFRS, buku-buku yang digunakan adalah sebagai berikut :

Laporan Penjualan

Laporan penjualan berfungsi untuk mencatat hasil dari penjualan, untuk mengetahui omset penjualan yang digunakan sebagai dasar laporan keuangan di IFRS setiap bulannya ke WaDir Keuangan.

• Buku Penerimaan Barang.
• Buku penerimaan barang dibuat untuk mencatat pembelian barang, retur penjualan.
• Buku Pencatatan Resep.
• Buku yang digunakan untuk mengarsipkan resep-resep yang ada di IFRS.
• Buku Pencatatan Psikotropika.
• Buku yang digunakan untuk mencatat pemasukkan dan pengeluaran obat psikotropika.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: