KEBIJAKAN PENCATATAN / PELAPORAN PENGGUNAAN PERBEKALAN FARMASI

PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT 

NOMOR : 343/\/Dir-SK/XII/2016

TENTANG

KEBIJAKAN PENCATATAN / PELAPORAN  PENGGUNAAN PERBEKALAN FARMASI RUMAH SAKIT 

DIREKTUR RUMAH SAKIT 

MENIMBANG          : 1. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan farmasi Rumah Sakit \, maka diperlukan penyelenggaraan pelayanan yang bermutu tinggi tentang pencatatan / pelaporan penggunaan perbekalan farmasi.

                                    2. Bahwa untuk memantau penggunaan obat yang terstruktur dan berkesinambungan untuk menjamin obat obat yang digunakan sesuai indikasi, efektif, aman dan terjangkau oleh pasien.

3. Bahwa agar pelayanan farmasi Rumah sakit  dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya Peraturan Direktur tentang Pencatatan / pelaporan Penggunaan Perbekalan Farmasi oleh IFRS Rumah Sakit  sebagai landasan bagi penyelenggaraan seluruh pelayanan farmasi Rumah Sakit 

                                   

                                   

MENGINGAT          : 1. Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

                                    2.  Undang-Undang Ri Nomor 7 tahun 1963 tentang Farmasi.

3. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 35 tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek..

4. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1197 tahun 2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN :

KESATU                  : PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT  TENTANG KEBIJAKAN PENCATATAN / PELAPORAN PENGGUNAAN PERBEKALAN FARMASI RUMAH SAKIT .

KEDUA                    : IFRS wajib membuat catatan pengeluaran perbekalan farmasi harian dan membuat laporan bulanan, penerimaan dan pengeluaran semua perbekalan farmasi termasuk obat narkotika dan psikotropika.

KETIGA                   : Setiap akhir tahun anggaran IFRS wajib membuat laporan rekaitulasi penerimaan dan pengeluaran serta sisa stok perbekalan farmasi..

KEEMPAT                : Kebijakan ini berlaku selama 3 tahun dan akan dilakukan evaluasi minimal 1 tahun sekali.

KELIMA                   : Apabila hasil evaluasi mensyaratkan adanya perubahan, maka akan dilakukakan perubahan dan perbaikan sebagaimana mestinya.

	Ditetapkan di   :     Tangerang Tanggal                        :     30 Desember 2016 RUMAH SAKIT  TANGERANG Direktur

 

TEMBUSAN Yth :

1. Wadir Pelayanan Medis

2. Komite Medis

3. Seluruh Dokter di Rumah Sakit 

4. Kepala Bagian Keperawatan

5. Seluruh Kepala Ruang Keperawatan

6. Instalasi Farmasi

7. Arsip

SURAT PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT 

NOMOR          : 343/RSQ/Dir-SK/XII/2016

TANGGAL      : 30 Desember 2016

PENCATATAN DAN PELAPORAN PENGGUNAAN OBAT

LAMPIRAN SALAH

1.    Penggunaan Obat

Apoteker harus berperan dalam proses penggunaan obat oleh pasien rawat inap di rumah sakit dan sarana pelayanaan kesehatan lainnya, bekerja sama dengan petugas kesehatan lain. Hal yang perlu diperhatikan adalah :

• Tepat pasien

• Tepat indikasi

• Tepat waktu pemberian

• Tepat obat

• Tepat dosis

• Tepat label obat (aturan pakai)

• Tepat rute pemberian

2. Monitoring dan Evaluasi

Apoteker harus melakukan monitoring dan evaluasi untuk mengetahui efek terapi, mewaspadai efek samping obat, memastikan kepatuhan pasien. Hasil monitoring dan evaluasi didokumentasikan dan ditindaklanjuti dengan melakukan perbaikan dan mencegah pengulangan kesalahan. Seluruh personal yang ada di tempat pelayanan kefarmasian harus terlibat didalam program keselamatan pasien khususnya medication safety dan harus secara terus menerus mengidentifikasi masalah dan mengimplementasikan strategi untuk meningkatkan keselamatan pasien.

Faktor-faktor lain yang berkonstribusi pada medication error antara lain :

• Komunikasi (mis-komunikasi, kegagalan dalam berkomunikasi )

Kegagalan dalam berkomunikasi merupakan sumber utama terjadinya kesalahan. Institusi pelayanan kesehatan harus menghilangkan hambatan komunikasi antar petugas kesehatan dan membuat SOP bagaimana resep/permintaan obat dan informasi obat lainnya dikomunikasikan. Komunikasi baik antar apoteker maupun dengan petugas kesehatan lainnya perlu dilakukan dengan jelas untuk menghindari penafsiran ganda atau ketidak lengkapan informasi dengan berbicara perlahan dan jelas. Perlu dibuat daftar singkatan dan penulisan dosis yang berisiko menimbulkan kesalahan untuk diwaspadai.

• Kondisi lingkungan

Untuk menghindari kesalahan yang berkaitan dengan kondisi lingkungan, area dispensing harus didesain dengan tepat dan sesuai dengan alur kerja, untuk menurunkan kelelahan dengan pencahayaan yang cukup dan temperatur yang nyaman. Selain itu area kerja harus bersih dan teratur untuk mencegah terjadinya kesalahan. Obat untuk setiap pasien perlu disiapkan dalam nampan terpisah.

• Gangguan/interupsi pada saat bekerja

Gangguan/interupsi harus seminimum mungkin dengan mengurangi interupsi baik langsung maupun melalui telepon.

• Beban kerja

Rasio antara beban kerja dan SDM yang cukup penting untuk mengurangi stres dan beban kerja berlebihan sehingga dapat menurunkan kesalahan.

• Meskipun edukasi staf merupakan cara yang tidak cukup kuat dalam menurunkan insiden/kesalahan, tetapi mereka dapat memainkan peran penting ketika dilibatkan dalam sistem menurunkan insiden/kesalahan.

Apoteker di rumah sakit atau sarana pelayanan kesehatan lainnya dapat menerapkan Tujuh Langkah Menuju Keselamatan Pasien Pada Pelayanan Kefarmasian yang mengacu pada buku Panduan Nasional Keselamatan Pasien Rumah Sakit (Patient Safety) (diterbitkan oleh Depkes tahun 2006) :

1. Bangun kesadaran akan nilai keselamatan pasien Ciptakan kepemimpinan dan budaya yang terbuka dan adil

• Adanya kebijakan Instalasi Farmasi RS/Sarana Pelayanan Kesehatan lainnya tentang Keselamatan Pasien yang meliputi kejadian yang tidak diharapkan (KTD), kejadian nyaris cedera (KNC), Kejadian Sentinel, dan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh apoteker dan tenaga farmasi, pasien dan keluarga jika terjadi insiden.

• Buat, sosialisasikan dan penerapan SOP sebagai tindak lanjut setiap kebijakan

• Buat buku catatan tentang KTD, KNC dan Kejadian Sentinel kemudian laporkan ke atasan langsung

2. Pimpin dan Dukung Staf Anda

Bangun komitmen dan fokus yang kuat dan jelas tentang keselamatan pasien di tempat pelayanan (instalasi farmasi/apotek)

• Adanya suatu tim di Instalasi Farmasi/Apotek yang bertanggung jawab terhadap keselamatan pasien (sesuai dengan kondisi)

• Tunjuk staf Instalasi Farmasi/Apotek yang bisa menjadi penggerak dan mampu mensosialisasikan program (leader)

• Adakan pelatihan untuk staf dan pastikan pelatihan ini diikuti oleh seluruh staf dan tempatkan staf sesuai kompetensi

Staf farmasi harus mendapat edukasi tentang kebijakan dan SOP yang berkaitan dengan proses dispensing yang akurat, mengenai nama dan bentuk obat-obat yang membingungkan, obat-obat formularium/non formularium, obat-obat yang ditanggung asuransi/non-asuransi, obat-obat baru dan obat-obat yang memerlukan perhatian khusus. Disamping itu petugas farmasi harus mewaspadai dan mencegah medication error yang dapat terjadi.

• Tumbuhkan budaya tidak menyalahkan (no blaming culture) agar staf berani melaporkan setiap insiden yang terjadi

3. Integrasikan Aktivitas Pengelolaan Risiko

Kembangkan sistem dan proses pengelolaan risiko serta lakukan identifikasi dan asesmen hal yang potensial bermasalah

• Buat kajian setiap adanya laporan KTD, KNC dan Kejadian Sentinel

• Buat solusi dari insiden tersebut supaya tidak berulang dengan mengevaluasi SOP yang sudah ada atau mengembangkan SOP bila diperlukan

4. Kembangkan Sistem Pelaporan

• Pastikan semua staf Instalasi Farmasi/Apotek dengan mudah dapat melaporkan insiden kepada atasan langsung tanpa rasa takut

• Beri penghargaan pada staf yang melaporkan

5. Libatkan dan Komunikasi Dengan Pasien

Kembangkan cara-cara komunikasi yang terbuka dengan pasien

• Pastikan setiap penyerahan obat diikuti dengan pemberian Informasi yang jelas dan tepat

• Dorong pasien untuk berani bertanya dan mendiskusikan dengan apoteker tentang obat yang diterima

• Lakukan komunikasi kepada pasien dan keluarga bila ada insiden serta berikan solusi tentang insiden yang dilaporkan

6. Belajar dan Berbagi Pengalaman Tentang Keselamatan Pasien

Dorong staf untuk melakukan analisis penyebab masalah

• Lakukan kajian insiden dan sampaikan kepada staf lainnya untuk menghindari berulangnya insiden

7. Cegah KTD, KNC dan Kejadian Sentinel dengan cara :

• Gunakan informasi dengan benar dan jelas yang diperoleh dari system pelaporan, asesmen risiko, kajian insiden dan audit serta analisis untuk menentukan solusi

• Buat solusi yang mencakup penjabaran ulang sistem (re-design system), penyesuaian SOP yang menjamin keselamatan pasien

• Sosialisasikan solusi kepada seluruh staf Instalasi Farmasi/Apotek

3.    PENCATATANDAN PELAPORAN

Di Indonesia data tentang Kejadian Tidak Diharapkan (KTD), Kejadian Nyaris Cedera (KNC) dan Kejadian Sentinel masih sangat langka. Setiap kegiatan pelayanan kefarmasian baik di rumah sakit maupun di komunitas diharapkan melakukan pencatatan dan pelaporan semua kejadian terkait dengan keselamatan pasien meliputi KTD, KNC, dan Kejadian Sentinel. Pelaporan di rumah sakit dilakukan sesuai dengan Panduan Nasional Keselamatan Pasien Rumah Sakit (Patient Safety) dan Pedoman Pelaporan Insiden Keselamatan Pasien (IKP) yang dikeluarkan oleh Komite Keselamatan Pasien Rumah Sakit - Persatuan Rumah Sakit Seluruh Indonesia (PERSI). Kejadian terkait dengan keselamatan pasien dalam pelayanan farmasi komunitas di Indonesia belum mempunyai panduan pelaporan, sehingga kegiatan yang dilakukan adalah pencatatan untuk monitoring dan evaluasi. Tujuan dilakukan pelaporan Insiden Keselamatan Pasien adalah untuk menurunkan Insiden Keselamatan Pasien yang terkait dengan KTD, KNC dan Kejadian Sentinel serta meningkatkan mutu pelayanan dan keselamatan pasien.

Sistem pelaporan mengharuskan semua orang dalam organisasi untuk peduli terhadap bahaya/potensi bahaya yang dapat terjadi pada pasien. Pelaporan juga penting digunakan untuk memonitor upaya pencegahan terjadinya kesalahan sehingga diharapkan dapat mendorong dilakukannya investigasi lebih lanjut. Pelaporan akan menjadi awal proses pembelajaran untuk mencegah kejadian yang sama terulang kembali. Setiap kejadian dilaporkan kepada Tim Keselamatan Pasien Rumah Sakit menggunakan formulir yang sudah disediakan di rumah sakit untuk diinvestigasi.

1   Prosedur Pelaporan Insiden

1. Insiden yang dilaporkan adalah kejadian yang sudah terjadi, potensial terjadi ataupun yang nyaris terjadi.

2. Laporan insiden dapat dibuat oleh siapa saja atau staf farmasi yang pertama kali menemukan kejadian atau terlibat dalam kejadian.

3. Pelaporan dilakukan dengan mengisi “Formulir Laporan Insiden” yang bersifat rahasia

2   Alur Pelaporan Insiden Ke Tim Keselamatan Pasien (KP) Di Rumah Sakit (Internal)

1. Apabila terjadi suatu insiden (KNC/KTD/Kejadian Sentinel) terkait dengan pelayanan kefarmasian, wajib segera ditindaklanjuti (dicegah/ditangani) untuk mengurangi dampak/ akibat yang tidak diharapkan.

2. Setelah ditindaklanjuti, segera buat laporan insidennya dengan mengisi Formulir Laporan Insiden pada akhir jam kerja/shift kepada Apoteker penanggung jawab dan jangan menunda laporan (paling lambat 2 x 24 jam).

3. Laporan segera diserahkan kepada Apoteker penanggung jawab

4. Apoteker penanggung jawab memeriksa laporan dan melakukan grading risiko terhadap insiden yang dilaporkan.

5. Hasil grading akan menentukan bentuk investigasi dan analisis yang akan dilakukan :

•    Grade biru        : Investigasi sederhana oleh Apoteker penanggung jawab, waktu maksimal 1 minggu

•    Grade hijau      : Investigasi sederhana oleh Apoteker penanggung jawab, waktu maksimal 2 minggu

•    Grade kuning    : Investigasi komprehensif/Root Cause Analysis (RCA) oleh Tim KP di RS, waktu maksimal 45 hari

•    Grade merah    : Investigasi komprehensif/Root Cause Analysis (RCA) oleh Tim KP di RS, waktu maksimal 45 hari

6. Setelah selesai melakukan investigasi sederhana, laporan hasil investigasi dan laporan insiden dilaporkan ke Tim KP di RS.

7. Tim KP di RS akan menganalis kembali hasil investigasi dan Laporan insiden untuk menentukan apakah perlu dilakukan investigasi lanjutan Root Cause Analysis (RCA) dengan melakukan Regrading

8. Untuk Grade kuning/merah, Tim KP di RS akan melakukan Root Cause Analysis (RCA)

9. Setelah melakukan Root Cause Analysis (RCA), Tim KP di RS akan membuat laporan dan Rekomendasi untuk perbaikan serta “pembelajaran” berupa : Petunjuk / Safety alert untuk mencegah kejadian yang sama terulang kembali

10. Hasil Root Cause Analysis (RCA), rekomendasi dan rencana kerja dilaporkan kepada Direksi

11. Rekomendasi untuk “Perbaikan dan Pembelajaran” diberikan umpan balik kepada instalasi farmasi.

12. Apoteker penanggung jawab akan membuat analisis dan tren kejadian di satuan kerjanya

13. Monitoring dan Evaluasi Perbaikan oleh Tim KP di RS.

4.    Peran Apoteker Dalam Penyusunan Laporan

Idealnya setiap KTD/KNC/Kejadian Sentinel yang terkait dengan penggunaan obat harus dikaji terlebih dahulu oleh apoteker yang berpengalaman sebelum diserahkan kepada Tim Keselamatan Pasien Rumah Sakit. Tujuan pengkajian untuk memastikan bahwa laporan tersebut sudah sesuai, nama obat yang dilaporkan benar, dan memasukkan dalam kategori insiden yang benar. Kategori kesalahan dalam pemberian obat adalah :

• Pasien mengalami reaksi alergi

• Kontraindikasi

• Obat kadaluwarsa

• Bentuk sediaan yang salah

• Frekuensi pemberian yang salah

• Label obat salah / tidak ada / tidak jelas

• Informasi obat kepada pasien yang salah / tidak jelas

• Obat diberikan pada pasien yang salah

• Cara menyiapkan (meracik) obat yang salah

• Jumlah obat yang tidak sesuai

• ADR ( jika digunakan berulang )

• Rute pemberian yang salah

• Cara penyimpanan yang salah

• Penjelasan petunjuk penggunaan kepada pasien yang salah

Permasalahan Dalam Pencatatan Dan Pelaporan

Yang bertangggungjawab dalam pencatatan laporan adalah :

• Staf IFRS/Sarana Pelayanan Kesehatan Lainnya yang pertama menemukan kejadian atau supervisornya

• Staf IFRS/ Sarana Pelayanan Kesehatan Lainnya yang terlibat dengan kejadian atau supervisornya

• Staf IFRS/ Sarana Pelayanan Kesehatan Lainnya yang perlu melaporkan kejadian

Masalah yang dihadapi dalam pencatatan dan pelaporan kejadian

• Laporan dipersepsikan sebagai ”pekerjaan perawat”

• Laporan sering tidak diuraikan secara rinci karena takut disalahkan

• Laporan terlambat

• Laporan kurang lengkap ( cara mengisi formulir salah, data kurang lengkap )

Hal-hal yang perlu dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan

1. JANGAN melaporkan insiden lebih dari 24 jam

2. JANGAN menunda laporan insiden dengan alasan belum ditindaklanjuti atau ditandatangani

3. JANGAN menambah catatan medis pasien bila telah tercatat dalam laporan insiden

4. JANGAN meletakan laporan insiden sebagai bagian dari rekam medic pasien

5. JANGAN membuat salinan laporan insiden untuk alasan apapun

6. CATATLAH keadaan yang tidak diantisipasi

Hambatan dalam pencatatan dan pelaporan

-    Pandangan bahwa kesalahan adalah suatu kegagalan dan kesalahan dibebankan pada satu orang saja.

-    Takut disalahkan karena dengan melaporkan KTD, KNC, dan Kejadian sentinel akan membeberkan keburukan dari personal atau tim yang ada dalam rumah sakit/sarana pelayanan kesehatan lain.

-    Terkena risiko tuntutan hukum terhadap kesalahan yang dibuat.

-    Laporan disebarluaskan untuk tujuan yang merugikan

-    Pelaporan tidak memberi manfaat langsung kepada pelapor

-    Kurangnya sumber daya

-    Kurang jelas batasan apa dan kapan pelaporan harus dibuat

-    Sulitnya membuat laporan dan menghabiskan waktu

5.    Dokumentasi

Semua laporan yang telah dibuat harus didokumentasikan di Instalasi Farmasi/ sarana pelayanan kesehatan lain untuk bahan monitoring, evaluasi dan tindak lanjut.

6.    Monitoring & Evaluasi

Sebagai tindak lanjut terhadap Program Keselamatan Pasien, Apoteker perlu melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi di unit kerjanya secara berkala. Monitoring merupakan kegiatan pemantauan terhadap pelaksanaan pelayanan kefarmasian terkait Program Keselamatan Pasien. Evaluasi merupakan proses penilaian kinerja pelayanan kefarmasian terkait Program Keselamatan Pasien. Tujuan dilakukan monitoring dan evaluasi agar pelayanan kefarmasian yang dilakukan sesuai dengan kaidah keselamatan pasien dan mencegah terjadinya kejadian yang tidak diinginkan dan berulang dimasa yang akan datang.

Monitoring dan evaluasi dilakukan terhadap :

- Sumber daya manusia (SDM)

- Pengelolaan perbekalan farmasi (seleksi, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan distribusi/penggunaan)

- Pelayanan farmasi klinik (pengkajian resep, penyerahan obat, pemberian informasi obat, konseling obat, rekonstitusi obat kanker, iv.admixture, total parenteral nutrition, therapeutic drug monitoring)

- Laporan yang didokumentasikan.

Dari hasil monitoring dan evaluasi dilakukan intervensi berupa rekomendasi dan tindak lanjut terhadap hal-hal yang perlu diperbaiki seperti perbaikan kebijakan, prosedur, peningkatan kinerja SDM, sarana dan prasarana ataupun organisasi. Hasil dari rekomendasi dan tindak lanjut ini harus diumpan balikkan ke semua pihak yang terkait dengan program keselamatan pasien rumah sakit. Untuk mengukur keberhasilan program kegiatan yang telah ditetapkan diperlukan indikator, suatu alat/tolok ukur yang menunjuk pada ukuran kepatuhan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.

Indikator keberhasilan program dapat dilihat dari :

1. Menurunnya angka kejadian tidak diinginkan (KTD), kejadian nyaris cedera (KNC) dan kejadian sentinel.

2. Menurunnya KTD, KNC dan Kejadian Sentinel yang berulang.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: