PANDUAN ANALISIS AKAR MASALAH/ ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA)

PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT 

NOMOR : 

TENTANG

PANDUAN ANALISIS AKAR MASALAH/ ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA)

RUMAH SAKIT 

DIREKTUR RUMAH SAKIT 

MENIMBANG : a. Bahwa setiap rumah sakit wajib mempertahankan dan meningkatkan mutu rumah sakit;
b. Bahwa rumah sakit menyelenggarakan program peningkatan mutu dan keselamatan pasien;
c. Bahwa dalam rangka melaksanakan program keselamatan pasien di rumah sakit diperlukan 7 (tujuh) langkah menuju keselamatan pasien rumah sakit;
d. Bahwa langkah ke 6 (enam) keselamatan pasien yaitu belajar dan berbagi pengalaman guna mendorong staf melakukan analisis akar masalah dengan mengembangkan pelaksananan analisis akar masalah/ RCA guna mencegah cidera pada pasien;
e. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam a,b, c dan d, perlu diterbitkan Surat Keputusan Direksi tentang Panduan Analisis Akar Masalah/ Root Cause Analysis (RCA) di Rumah Sakit



MENGINGAT:
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009
tentang Rumah Sakit.
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 tahun 1992
tentang Pokok-Pokok Kesehatan.
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1691/MENKES/PER/VIII/2011 Tentang Keselamatan Pasien
Rumah Sakit
4. Keputusan Menteri Kesehatan No. 129/Menkes/SK II/2008
tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.



M E M U T U S K A N :
MENETAPKAN :
KESATU : Panduan Analisis Akar Masalah/ Root Cause Analysis (RCA)
Rumah Sakit  sebagaimana tercantum dalam
Lampiran Keputusan ini.

KEDUA: RCA dilakukan dari pelaporan insiden dengan matrix grading kuning atau merah.

KETIGA: Pelaksanaan RCA dilakukan oleh Komite KPRS bersama unit terkait.

KEEMPAT: Pelaksanaan hingga proses penyelesaian RCA dilakukan dalam kurun waktu 45 (empat puluh lima) hari.

KELIMA:  Anggaran pelaksanaan RCA didukung oleh kebijakan pemberian insentif penemuan insiden yang berlaku.

KEENAM: Pelaporan hasil kegiatan RCA beserta usulan tindak lanjut serta rekomendasi dilaporkan ke Direksi untuk pelaksanaan tindak lanjut dari akar masalah yang ditemukan.

KETUJUH: Keputusan ini berlaku selama 3 (tiga) tahun sejak tanggal diterbitkan dan akan dilakukan evaluasi setiap tahunnya.

KEDELAPAN : Apabila hasil evaluasi mensyaratkan adanya perbaikan maka akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya



Ditetapkan di :
Tanggal :
RUMAH SAKIT



Direktur Utama


TEMBUSAN Yth :
1. Ketua Komite Medis Rumah Sakit
2. Unit terkait
3. Arsip



LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT
NOMOR :
TANGGAL :

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar belakang
Berdasarkan Buku Panduan Nasional Keselamatan Pasien Rumah Sakit, Depkes RI,
edisi 2 tahun 2008, rumah sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan insiden
yang meliputi kejadian tidak diharapkan, kejadian nyaris cedera dan kejadian
sentinel. Berdasarkan Buku Pedoman Pelaporan Insiden Keselamatan Pasien (IKP),
Komite Keselamatan Pasien Rumah Sakit (KKP-RS) edisi 2 tahun 2008, bahwa
berdasarkan alur pelaporan insiden keselamatan pasien pada grading merah dan
kuning dilakukan Root Cause Analysis (RCA) untuk dilakukan pembelajaran dari hasil
rekomendasi yang diusulkan.

Memiliki budaya keselamatan pasien akan mendorong terciptanya lingkungan yang
mempertimbangkan semua komponen sebagai faktor yang ikut berkontribusi
terhadap insiden yang terjadi. Hal ini bertujuan menghindari kecenderungan untuk
menyalahkan individu, dan lebih melihat kepada sistem dimana individu tersebut
bekerja (pendekatan sistem).

Semua jenis insiden keselamatan pasien mengandung 4 (empat) komponen dasar
yaitu faktor penyebab, faktor waktu, dampak dan faktor mitigasi. Salah satu teknik
analisis yang biasa digunakan dalam menganalisa kegagalan suatu sistem adalah
analisis akar penyebab (Root Cause Analysis). RCA adalah sebuah metode yang
terstruktur yang digunakan untuk menemukan akar penyebab dari masalah
kerusakan poros. Saat ini Pendekatan Analisis Akar Masalah banyak digunakan di
lingkungan pelayanan kesehatan/ rumah sakit untuk menyelesaikan masalah akibat
Kejadian Tidak Diharapkan (KTD) dan Sentinel Event untuk Program Keselamatan
Pasien.


B. Tujuan
1. Tujuan Umum
Meningkatkan mutu layanan rumah sakit melalui suatu sistem dimana rumah
sakit membuat asuhan pasien lebih aman dan menurunkan angka insiden di
rumah sakit.

2. Tujuan Khusus :
a. Untuk mengidentifikasi faktor penyebab yang paling mendasar dan faktor
kontribusi terjadinya insiden.
b. Sebagai alat bantu untuk menyusun rencana kegiatan mencegah risiko dari
insiden (sentinel, KTD dan KNC) yang sudah terjadi.
c. Sebagai perangkat manajemen risiko.




BAB II
DEFINISI

Definisi Root Couse Analysis adalah sebagai berikut:
1. Faktor yang jika dikoreksi atau dihilangkan akan mencegah terulangnya kejadian
serupa
2. Akar atau isu fundamental, adalah titik awal yang apabila suatu tindakan diambil pada
titik tersebut maka tindakan itu akan mengurangi peluang terjadinya insiden
3. Metode evaluasi terstruktur untuk identifikasi akar masalah dari ktd, dengan tindakan
adekuat untuk mencegah kejadian yang sama berulang kembali
4. Metode proses analisis yang dapat digunakan secara retrospektif untuk
mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan kejadian tidak diharapkan (KTD)
5. Proses terstruktur yang menggunakan metode analitik yang telah diakui
6. Memungkinkan kita untuk bertanya “bagaimana” dan “mengapa” dengan cara yang
obyektif untuk mengungkap faktor kausal yang menyebabkan insiden keselamatan
pasien
7. Belajar bagaimana mencegah insiden serupa terjadi lagi, bukan menerapkan sikap
menyalahkan


BAB III
RUANG LINGKUP

Ruang lingkup yang dilakukan RCA meliputi:
A. Pelaporan Inseden
Pelaporan insiden meliputi :
1. Kejadian Sentinel.
Kejadian Sentinel adalah kejadian tak terduga (KTD) yang mengakibatkan
kematian atau cidera yang serius/ kehilangan fungsi utama fisik secara permanen
yang tidak terkait dengan proses alami penyakit pasien atau kondisi yang
mendasarinya.
Kejadian sentinel harus dilaporkan dari unit pelayanan rumah sakit ke Komite
Keselamatan Pasien Rumah Sakit dalam waktu maksimal 2x24 jam, setelah
terjadinya insiden, dengan melengkapi Formulir Laporan Insiden.
Kejadan sentinel yang harus dilaporkan antara lain:
a. Kematian yang tidak terantisipasi, yang tidak berhubungan dengan proses
penyakit.
b. Kehilangan permanen dari fungsi fisiologis pasien yang tidak berhubungan
dengan proses penyakit.
c. Salah lokasi, prosedur dan salah pasien saat pembedahan.
d. Penculikan bayi, salah identifikasi bayi.
e. Kekerasan/ perkosaan ditempat kerja yang mengakibatkan kematian, cacat
permanen, dan kasus bunuh diri di rumah sakit.


2. Kejadian Tidak Diharapkan (Adverse event)
Kejadian Tidak Diharapkan atau Adverse Event adalah insiden yang
mengakibatkan cedera pada pasien.
Pelaporan dari unit pelayanan rumah sakit ke Komite Keselamatan Pasien Rumah
Sakit/KKPRS dilakukan dalam waktu maksimal 2x24 jam, setelah terjadinya
insiden, dengan melengkapi formulir laporan insiden.
Kejadian Tidak Diharapkan antara lain :
a. Reaksi transfuse
b. Efek samping obat yang serius
c. Signifikan medical error
d. Perbedaan signifikan diagnosa pre dan post operasi.
e. Adverse event atau kecenderungan saat dilakukan sedasi dalam/ anasthesi
f. Kejadian khusus yaitu outbreak infeksi
g. Kesalahan obat

3. Kejadian Nyaris Cedera (KNC)/ Near Miss
Kejadian Nyaris Cidera/ KNC adalah terjadinya insiden yang belum sampai
terpapar ke pasien. Kejadian ini harus dilaporkan dari unit pelayanan rumah sakit
ke Komite Keselamatan Pasien dalam waktu maksimal 2x24 jam setelah terjadinya
insiden, dengan melengkapi formulir laporan insiden.
Kejadian Nyaris Cedera (KNC)/ Near Miss antara lain:
a. Pengobatan
b. Identifikasi
c. Tindakan invasif
d. Diet
e. Transfusi
f. Radiologi
g. Laboratorium


BAB IV
TATA LAKSANA RCA

A. Identifikasi Pasien
Langkah untuk melakukan identifikasi insiden dengan cara:
1. Tetapkan topik dengan menjawab ‘apa yang terjadi’
2. Gunakan alat bantu brainstorming
3. Buat pernyataan insiden dengan mengacu pada ‘apa yang salah’ dan focus pada
outcome

B. Pembentukan Tim
1. Definisi Tim
Sejumlah orang yang saling bekerja sama secara dinamis untuk mencapai tujuan
yang disepakati.
2. Komposisi Tim
a. Tim terdiri dari individu multidisiplin
b. Idealnya terdiri dari 3-4 orang
c. Pilih orang yang paling dekat dengan insiden
d. Ada 1 (satu) orang yang ditunjuk sebagai ketua
3. Kebijakan Tim
a. Perlu orang expert/ terlatih untuk melakukan investigasi suatu insiden serius
b. Mendapat dukungan pimpinan puncak (legitimasi)
c. Komitmen pimpinan untuk menyediakan resources termasuk waktu
d. Berdayakan tim dengan tanggung jawab dan otoritas
e. Jaga konsolidasi dan kekompakan tim
f. Dukungan Top Level Management
g. Penting mengidentifikasi anggota tim dengan ketrampilan berbeda dan
komit terhadap waktu infestigasi
h. Untuk insiden serius tim investigasi dapat dibebas tugaskan dari pekerjaan
rutinnya agar dapat fokus pada investigasi insiden dan analisis

C. Pengumpulan Data
1. Mengidentifikasi fakta-fakta dampak yang tidak diharapkan
2. Kapan dampak yang tidak diharapkan terjadi
3. Di mana terjadi
4. Apa kondisi saat sebelum kejadian
5. Cara mengumpulkan data: observasi, dokuemntasi dan interview
6. Laporan investigasi menggunakan metode:
a. Ringkasan insiden
b. Jelaskan teknik yang digunakan
c. Rekomendasi konsisten didukung fakta dan telah diverifikasi


E. Identifikasi Masalah
Care Management Problem (CMP)
1. Care Delivery Problem
Masalah yang timbul dalam proses perawatan umumnya karena tindakan/
omission oleh staf.
Contoh: perawatan menyimpang dari praktik yang aman, penyimpangan secara
langsung/ tidak langsung berdampak pada insiden.
2. Service Delivery Problem
Tindakan/omission yang tidak berhubungan langsung dengan pelayanan tapi
lebih kepada keputusan atau sistem sebagai bagian dari proses pelayanan.
Contoh: kerusakan alat.

Gunakan salah satu Instrumen di bawah ini :
1. Brainstorming
a. Mekanisme pengumpulan ide tentang suatu subyek
b. Digunakan untuk mengidentifikasi faktor kontributor
c. Keuntungan :
- Cepat dan mudah
- Tidak harus melibatkan tinjauan kasus yang detil
- Mengijinkan kebebasan untuk memunculkan ide yang tidak biasa
- Baik untuk masalah on the spot dan solusinya
d. Kerugian :
- Pada kelompok tidak terstruktur dapat didominasi seseorang
- Sering gagal dalam pertimbangan atau isu kepemimpinan, budaya dan
akar organisasi
- Individu yang sama akan dapat mendominasi sesi dan menyebabkan
anggota lain tidak percaya diri

2. Brainwraiting
a. Mekanisme pengumpulan ide namun partisipan anonim
b. Digunakan untuk
- Melindungi partisipan yang tak mau disebutkan namanya
- Ada senior dan yunior dalam kelompok
- Diharapkan ide kompleks
- Dikhawatirkan ada beberapa orang yang mungkin mendominasi saat saat
brainstorming
c. Keuntungan
- Membuat orang mengemukakan pandangannya secara serentak dan
aman
- Berguna untuk membuat para yunior/orang yang kurang konfiden
berkontribusi
- Berguna untuk mengeksplor isu negatif
- Menggunakan metode sangat sederhana
- Terstruktur dan menghemat waktu
d. Kerugian :
- Fasilitator yang buruk dapat mengancam identitas partisipan dan
kemudian aspek keamanan metode ini
- Dapat menggeneralisasi daftar ide yang tidak dikelola atau daftar yang
sulit untuk diprioritisasi


3. Nominal Group technique (NGT)
1. Metode terstruktur yang mengganeralisasi ide, memprioritaskan ide dan
memutuskan ide mana yang akan digali lebih dalam
2. Digunakan untuk mencari konsensus mengenai ide untuk menggali lebih jauh
3. Alat bantu berupa voting
4. Keuntungan cepat dan mudah
5. Kerugiannya adalah sulit mencari konsensus yang demokratis


F. Analisis Informasi
1. Identifikasi root cause
a. Awali dengan mengumpulkan data penyebab langsung (Proximate/Immediate
cause)
b. Mengapa terjadi penyebab langsung
c. Sistim dan proses mana yang melatarbelakangi penyebab langsung
d. Gali data lebih kepada sistem daripada fokus pada kesalahan manusia
e. Tim investigasi sering memiliki masalah pada tahap ini (cenderung berhenti
setelah mengidentifikasi penyebab langsung dan tidak digali lebih dalam)

2. Tools untuk identifikasi masalah
Memilih salah satu dari alat bantu ini.
a. 5 WHY
− Tujuan: untuk secara konstan bertanya mengapa, melalui lapisan
penyebab sehingga mengarah ke akar permasalahan.
− Digunakan:
• Untuk menanyakan setiap penyebab masalah yang teridentifikasi
• Difokuskan pada investigasi yang tidak dapat digali lebih dalam
penyebab insiden IKP

J. Rekomendasi Dan Solusi
Membuat rekomendasi dan menyusun rencana kegiatan meliputi:
1. Rekomendasi
a. Eksplorasi dan identifikasi strategi reduksi risiko
b. Formulasi upaya perbaikan
c. Evaluasi usulan upaya perbaikan
2. Upaya Perbaikan
a. Penyempurnaan upaya perbaikan
b. Kaji penerimaan usulan perbaikan
c. Implementasi upaya perbaikan
3. Evaluasi
a. Mengukur efektifitas dan keberhasilan
b. Evaluasi implementasi upaya perbaikan
c. Kaji dan identifikasi langkah tambahan
d. Komunikasi hasil


Rekomendasi untuk Improvement
1. Tugas dan desain dimengerti

a. Dokumentasi
1. Rencana pelayanan ruang operasi termasuk pencatatan dan tindakan
yang diambil
2. Termasuk pendokumentasian rencana tindakan
3. Audit ruang operasi secara rutin

b. Proses tugas
1. Konsultan dan asistennya seharusnya mengadakan ronde ruangan
ortopedi sebelum waktu tindakan, sehingga perawat dapat
memberikan pelayanan yang terbaik dan membantu dokter saat
ronde.
2. Konsultan dan asistennya dapat melakukan ronde ruangan pada akhir
kegiatan seperti menjelang malam.
3. Pastikan seluruh staf dapat secara familiar dengan cara kerja dan
perlengkapan sebelum dilakukan pekerjaan.

c. Klarifikasi pedoman/instruksi
1. Klarifikasi kapan konsultan bedah dapat melihat pasien dan bagaimana
letak operasi yang akan dilakukan tindakan
2. Klarifikasi ulang oleh petugas di ruang operasi dengan checklist
3. Klarifikasi consent tindakan di luar ruang operasi
4. Klarifikasi bagaimana staf harus mengecek kembali identifikasi pasien
di ruang operasi
5. Kembangkan prosedur check sebelum pisau mengenai kulit
6. Setiap spesialis atau bagian setuju dengan tempat operasi dan
disebarkan kepada SHO


d. Beban tugas
1. Tinjau kembali beban tugas dan alokasi staf
a. Bila beban tugas berlebih carikan pemecahannya
b. Redesain tugas sehingga tugas perawat efisien
c. Tambahkan jumlah petugas pada jam sibuk
2. Audit beban tugas dan beban kerja di ruang operasi
3. Pertimbangkan masuknya pasien pada jam sibuk ke ruangan


BAB V
DOKUMENTASI

Dokumentasi pelaksanaan Analisis Akar Masalah/Root Cause Analysis adalah
pengumpulan bukti pelaksanaan:
1. SPO RCA
2. Laporan insiden unit
3. Daftar hadir, notulen antara Tim KKPRS dan unit insiden
4. Pengorganisasian Tim kerja.
5. Hasil dokumentasi saat pengumpulan data.
6. Bukti laporan RCA yang telah dibuat untuk satu insiden dan usulan, rekomendasi dan
solusi dari Tim yang diaporkan ke Direktur.
7. Sosialisasi hasil temuan Tim RCA kepada unit-unit
8. Bukti sosialisasi dengan bentuk informasi tertulis, bukti ekspedisi dan koordinasi
(buktinya notulen dan daftar hadir) hasil keputusan Direktur terkait tindak lanjut yang
diusulkan Tim berupa SPO Baru/Redesain SPO/Redasain Proses dan lain-lain.



BAB VI
PENUTUP

Analisis Akar Masalah ini merupakan proses yang sistematis dimana faktor-faktor yang
berkontribusi dalam suatu insiden diidentifikasi dengan merekonstruksi kronologis
kejadian.
Harapannya Buku Pedoman Analisis Akar masalah yang ditetapkan di rumah sakit ini,
menjadi acuan bagi rumah sakit untuk melaksanakan program keselamatan pasien dan
mutu pelayanan pasien. Hasil analisis akan menjadi pembelajaran untuk mencegah
kejadian yang sama di kemudian hari.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: