PEMBERLAKUAN PANDUAN PENATAAN ARSIP KARYAWAN

SURAT KEPUTUSAN

DIREKTUR RUMAH SAKIT 

NOMOR : 

TENTANG

PEMBERLAKUAN PANDUAN PENATAAN ARSIP KARYAWAN

DI RUMAH SAKIT 

MENIMBANG :
1. Bahwa arsip memiliki peran penting bagi pengembangan organisasi
karena dapat berfungsi sebagai sumber informasi yang dapat
mengingatkan dan membantu pengambilan sebuah keputusan,
selain itu arsip juga berfungsi sebagai sumber dokumen yang dapat
digunakan sebagai bahan pembuktian dan melancarkan pekerjaan.
2. Bahwa arsip karyawan dapat berfungsi memberikan informasi
mengenai data-data karyawan baik mengenai riwayat hidup,
pendidikan dan berbagai hal yang berkaitan dengan
karyawan/karyawan.
3. Bahwa agar arsip karyawan dapat berfungsi dengan maksimal,
perlu adanya pengaturan arsip dengan sebaik-baiknya, tertib, teratur
dan efisien.
4. Bahwa sebagaimana tujuan pada angka 3 diatas, maka diperlukan
Panduan Penataan Arsip Karyawan di Rumah Sakit



MENGINGAT: 1. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit



MEMUTUSKAN
MENETAPKAN :
KESATU : Memberlakukan Panduan Nomor :    tentang
Penataan Arsip Karyawan di Rumah Sakit
sebagaimana terlampir dalam Keputusan ini.
KEDUA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal diterbitkan dan akan dilakukan
evaluasi minimal 1 (satu) tahun sekali.
KETIGA : Apabila hasil evaluasi mensyaratkan adanya perubahan dan perbaikan,
maka akan dilakukan perubahan dan perbaikan sebagaimana mestinya


Ditetapkan di :
Tanggal :
RUMAH SAKIT ISLAM




Direktur Utama


TEMBUSAN Yth :
1. Manajer SDI
2. Bagian Personalia
3. Arsip



LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT
NOMOR :
TANGGAL :



I. PENDAHULUAN
Arsip dalam bahasa Inggris disebut “Archives” yang berarti tempat/ dokumen.
Arsip karyawan berarti tempat/dokumen yang berkaitan dengan karyawan,
sedangkan Administrasi kearsipan atau penataan arsip adalah suatu proses
penyimpanan arsip secara sistematis agar mudah ditemukan kembali.
Arsip memiliki peran penting bagi pengembangan organisasi karena dapat
berfungsi sebagai sumber informasi yang dapat mengingatkan dan membantu
pengambilan sebuah keputusan, selain itu arsip juga berfungsi sebagai sumber
dokumen yang dapat digunakan sebagai bahan pembuktian dan melancarkan
pekerjaan. Untuk arsip Karyawan sendiri dapat berfungsi memberikan informasi
mengenai data-data karyawan baik mengenai riwayat hidup, pendidikan dan
berbagai hal yang berkaitan dengan karyawan/karyawan.
Oleh karena itu agar arsip karyawan dapat berfungsi dengan maksimal, perlu
adanya pengaturan arsip dengan sebaik-baiknya, tertib, teratur dan efisien.
Sistem kearsipan yang teratur berarti menggunakan metode penyimpanan yang
optimal dengan klasifikasi yang jelas berikut cara penyimpanan yang tersusun
rapi sehingga dapat mempermudah pencarian kembali.



II. TUJUAN PENATAAN ARSIP KARYAWAN
Penataan Arsip karywan perlu dilakukan dengan tujuan:
1. Agar dokumen/arsip karyawan terpelihara dengan baik, teratur dan aman
2. Mempermudah pencarian kembali arsip/dokumen yang dibutuhkan
3. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian dokumen
4. Menjaga kerahasiaan dan kelestarian arsip
5. Menjaga Kerapian dokumen dan ruangan.



III. PIHAK PENANGGUNG JAWAB ARSIP KARYAWAN
Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dan penataan file karyawan adalah
seluruh staf dan pejabat di unit Personalia


IV. WAKTU PENGARSIPAN
Kegiatan pengarsipan file karyawan dapat dilakukan secara kondisional atau
sesuai dengan kondisi yang ada yaitu pada saat ada dokumen karyawan baru
maupun saat ada tambahan dokumen karyawan.


V. BAHAN & ALAT
Berbagai bahan dan alat yang dibutuhkan dalam penataan arsip karyawan,
meliputi:
1. Almari Arsip, berfungsi sebagai tempat penyimapanan dan penataan
seluruh arsip karyawan.
2. Komputer dan Printer, dipergunakan dalam proses pembuatan dan
pencetakan dokumen kelengkapan arsip karyawan, seperti : Cover,
dokumen check list dan Lembar data karyawan beserta pelatihan yang
pernah diikuti
3. Binder File Bantex, sebagai tempat penyimpanan dokumen milik setiap
karyawanaka
4. Plastik Isi Binder, sebagai tempat untuk menyimpan lembaran-lembaran
dokumen
5. Kertas HVS Putih dan warna, untuk lembar check list dokumen, check list
peminjaman dokumen, lembar data karyawan, lembar keikut sertaan
pelatihan baik in house atau ex house training
6. Kertas Bufallo/Asturo warna, terdiri dari:
a. Warna Merah : Untuk label arsip karyawan Non Medik
b. Warana Hijau : Untuk label arsip karyawan Penunjang Medik
c. Warna Biru Tua : Untuk label arsip karyawan medis (dokter)
d. Warna Biru Muda : Untuk label arsip karyawan Kebidanan
e. Warna Kuning : Untuk label arsip karyawan Keperawatan, ARO
7. Lem Kertas, double tip, untuk merekatkan label arsip
8. Gunting, untuk memotong kelengkapan arsip yang dibutuhkan




VI. PROSEDUR PELAKSANAAN
1. Bagian Personalia mengumpulkan seluruh dokumen yang akan diarsip,
peralatan dan bahan yang akan dipergunakan dalam penyusunan arsip
2. Bagian Personalia mempersiapkan data seluruh karyawan yang terdiri dari
NIK, Nama Karyawan, Foto Karyawan dan Bagian untuk melakukan
pengelompokan Bidang Kerja Karyawan yang meliputi: Medis,
Keperawatan, Kebidanan, Penunjang Medis, dan Non Medis sehingga
mempermudah pencetakan label arsip dan cover arsip.
3. Bagian Personalia membuat design cover arsip, label, form check list
dokumen, form peminjaman dokumen, data karyawan serta lembar
keikutsertaan pelatihan baik in house atau ex house trainin.
4. Bagian Personalia mencetak seluruh dokumen pelengkap setelah design
disetujui oleh atasan.
5. Bagian Personalia memulai penataan dokumen kedalam plastik-plastik isi
binder dengan urutan penyusunan sbb:
a. Plastik Pertama : Berisi Surat Lamaran Pekerjaan, Daftar Riwayat
Hidup, Foto copy KTP/Kartu Identitas, Foto ukuran 4x 6, Foto copy
Kartu Tanda Pencari Kerja, Foto Copy SKCK (Surat Keterangan Catatan
Kepolisian)
b. Plastik Ke-dua : Berisi berkas pendidikan yang terdiri dari Ijazah,
Transkrip Nilai, Surat Ijin Praktik untuk masing-masing bidang
kompetensi, meliputi :
- SIP (Surat Ijin Praktik )
- SIK (Surat Ijin Kerja)
- STR (Surat Tanda Registrasi)
- SIR ( Surat Ijin Radiografer)
- SIRO (Surat Ijin Refraksi Optisi)
- SIPA (Surat Ijin Praktik Apoteker)
- STRA (Surat Tanda Regristasi Apoteker)
- SIAA (Surat Inin Asisten Apoteker)
- SIF (Surat Ijin Fisioterapis)
c. Plastik Ke-tiga : Berisi sertifikat asli maupun foto copy yang pernah
diikuti oleh karyawan yang bersangkutan.
d. Plastik Ke-empat : Berisi data keluarga karyawan, meliputi :
- Foto copy Kartu Keluarga
- Foto copy Akte Kelahiran Karyawan dan Anak
- Foto copy Surat Nikah
e. Plastik Ke-Lima : Berisi surat-surat karyawan, meliputi :
- Surat Panggilan Kerja
- Surat Perjanjian Kerja dan Penempatan Karyawan
- Surat Tugas
- Surat – surat lain milik karyawan
f. Plastik Ke-enam : Berisi Job desk dan seluruh SK milik karyawan,
meliputi:
- SK Calon Karyawan
- SK Karyawan Tetap
- SK Kenaikan Karyawan (Berkala maupun Golongan)
- SK Jabatan
- SK Penyesuaian Ijazah
g. Plastik ke-tujuh : Berisi dokumen-dokumen penilaian Karyawan, baik
nilai DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan) maupun penilaian
keagamaan (Hafalan surat-surat pendek, tahiyat akhir, maupun
bacaan Al-Qur’an)
h. Plastik ke-delapan : Berisi catatan - catatan prestasi dan kesalahan
karyawan termasuk surat peringatan, teguran maupun catatan lain
mengenai karyawan
i. Plastik ke-sembilan : Berisi updating file data mutasi, rotasi dan
demosi karyawan
j. Plastik ke-sepuluh : Berisi dokumen kredensial (Untuk tenaga medis
dan paramedis)
k. Apabila terdapat dokumen lain dapat ditambahkan sesuai dengan
kebutuhan.
6. Bagian Personalia menata plastik file dalam binder sesuai dengan urutan
plastik ke satu sampai terakhir, urut dari atas ke bawah, dilengkapi dengan
daftar check list peminjaman dokumen, check list dokumen, lembar data
karyawan, dan lembar keikutsertaan pelatihan, kemudian menempelkan
cover dan label arsip sesuai dengan bidang masing-masing.
7. Binder arsip yang sudah lengkap ditata ke dalam almari arsip berdasarkan
urutan nomor NIK karyawan dari yang terkecil sampai yang terbesar.



VII. PENUTUP
Demikian Panduan Penataan arsip karyawan ini dibuat sebagai acuan/pedoman
dalam penataan arsip karyawan dengan tujuan agar arsip dapat terjaga dengan
baik, dan rapi sehingga mudah untuk ditemukan kembali.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: