KEBIJAKAN PEMBERLAKUAN PANDUAN PENATAAN ARSIP STAF MEDIS

SURAT KEPUTUSAN

DIREKTUR RUMAH SAKIT ISLAM 

NOMOR : /KPTS/RS/V/2013

TENTANG

KEBIJAKAN PEMBERLAKUAN PANDUAN PENATAAN ARSIP STAF MEDIS

DI RUMAH SAKIT 

MENIMBANG : 1. Bahwa arsip memiliki peran penting bagi pengembangan organisasi karena dapat berfungsi sebagai sumber informasi yang dapat mengingatkan dan membantu pengambilan sebuah keputusan, selain itu arsip juga berfungsi sebagai sumber dokumen yang dapat digunakan sebagai bahan pembuktian dan melancarkan pekerjaan.
2. Bahwa arsip staf medis dapat berfungsi memberikan informasi mengenai data-data staf medis baik mengenai riwayat hidup, pendidikan dan berbagai hal yang berkaitan dengan staf medis/staf medis.
3. Bahwa agar arsip staf medis dapat berfungsi dengan maksimal, perlu adanya pengaturan arsip dengan sebaik-baiknya, tertib, teratur dan efisien.
4. Bahwa sebagaimana tujuan pada angka 3 diatas, maka diperlukan Panduan Penataan Arsip Staf Medis di Rumah Sakit.



MENGINGAT: 1. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit



MEMUTUSKAN
MENETAPKAN :
KESATU : Memberlakukan Panduan Nomor : 13/PND/SDI/RS/V/2013 tentang Penataan Arsip Staf medis di Rumah Sakit  sebagaimana terlampir dalam Keputusan ini.
KEDUA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal diterbitkan dan akan dilakukan evaluasi minimal 1 (satu) tahun sekali.
KETIGA : Apabila hasil evaluasi mensyaratkan adanya perubahan dan perbaikan, maka akan dilakukan perubahan dan perbaikan sebagaimana mestinya.




Ditetapkan di :
Tanggal :
RUMAH SAKIT




Direktur Utama


TEMBUSAN Yth :
1. Ketua Komite Medis.
2. Manajer SDI
3. Bagian Personalia
4. Arsip


Lampiran Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit
Nomor : /KPTS/RS/V/2013
Tentang : Pemberlakuan Panduan Penataan Arsip Staf Medis
Di Rumah Sakit

I. PENDAHULUAN
Arsip dalam bahasa Inggris disebut “Archives” yang berarti tempat/ dokumen.
Arsip Staf Medis adalah tempat/dokumen yang berkaitan dengan staf medis,
yaitu dokter, sedangkan administrasi kearsipan atau penataan arsip adalah
suatu proses penyimpanan arsip secara sistematis agar mudah ditemukan
kembali.
Arsip memiliki peran penting bagi pengembangan organisasi karena dapat
berfungsi sebagai sumber informasi yang dapat mengingatkan dan membantu
pengambilan sebuah keputusan, selain itu arsip juga berfungsi sebagai sumber
dokumen yang dapat digunakan sebagai bahan pembuktian dan melancarkan
pekerjaan. Untuk arsip Staf medis sendiri dapat berfungsi memberikan
informasi mengenai data-data pegawai baik mengenai riwayat hidup,
pendidikan dan berbagai hal yang berkaitan dengan pegawai/staf medis.
Oleh karena itu agar arsip staf medis dapat berfungsi dengan maksimal, perlu
adanya pengaturan arsip dengan sebaik-baiknya, tertib, teratur dan efisien.
Sistem kearsipan yang teratur berarti menggunakan metode penyimpanan yang
optimal dengan klasifikasi yang jelas serta cara penyimpanan yang tersusun rapi
sehingga dapat mempermudah pencarian kembali.


II. TUJUAN PENATAAN ARSIP STAF MEDIS
Penataan Arsip karywan perlu dilakukan dengan tujuan:
1. Agar dokumen/arsip staf medis terpelihara dengan baik, teratur dan aman
2. Mempermudah pencarian kembali arsip/dokumen yang dibutuhkan
3. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian dokumen
4. Menjaga kerahasiaan dan kelestarian arsip
5. Menjaga kerapian dokumen dan ruangan.
III. PIHAK PENANGGUNG JAWAB ARSIP STAF MEDIS
Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dan penataan file staf medis adalah
seluruh staf dan pejabat di unit Personalia.
IV. WAKTU PENGARSIPAN
Kegiatan pengarsipan file staf medis dapat dilakukan secara kondisional atau
sesuai dengan kondisi yang ada yaitu pada saat ada dokumen staf medis baru
maupun saat ada tambahan dokumen staf medis.

V. BAHAN & ALAT
Berbagai bahan dan alat yang dibutuhkan dalam penataan arsip staf medis,
meliputi:
1. Almari Arsip, berfungsi sebagai tempat penyimpanan dan penataan seluruh
arsip staf medis.
2. Komputer dan Printer, dipergunakan dalam proses pembuatan dan
pencetakan dokumen checklist untuk kelengkapan arsip staf medis.
3. Snailhector “KIM” warna biru, sebagai tempat penyimpanan dokumen milik
setiap staf medis.
4. Box file untuk tempat penyimpanan snailhector.
5. Plastik Isi Binder, sebagai tempat untuk menyimpan lembaran-lembaran
dokumen asli (bukan dokumen hasil fotokopi/salinan).
6. Kertas HVS Putih, untuk lembar check list dokumen dan check list
peminjaman dokumen.
7. Kertas Bufallo putih untuk label nama dokter.
8. Lem Kertas, untuk merekatkan label nama ke snailhector.
9. Gunting, untuk memotong kelengkapan arsip yang dibutuhkan.
VI. PROSEDUR PELAKSANAAN
1. Bagian Personalia mengumpulkan dan menyiapkan dokumen-dokumen
yang akan diarsip, peralatan dan bahan yang akan dipergunakan dalam
penyusunan arsip.
2. Bagian Personalia membuat label, form check list dokumen, dan form
peminjaman dokumen.
3. Bagian Personalia memulai penataan dokumen ke dalam snailhector,
urutan penataan dokumen disesuaikan dengan riwayat datangnya
dokumen tersebut, untuk dimasukkan ke dalam file staf medis.
4. Dokumen yang datang paling awal, diletakkan di paling belakang/bawah.
Dokumen selanjutnya, diletakkan berurutan setelah dokumen yang sudah
ada.
5. Bila perlu, dokumen yang merupakan berkas asli (bukan berupa salinan),
disimpan dengan dimasukkan ke dalam Plastik isi binder terlebih dahulu
sebelum disimpan ke dalam file staf medis.
6. Snailhector arsip yang sudah lengkap ditata ke dalam lemari arsip yang
penataannya dikelompokkan dalam beberapa box file berdasarkan
kelompok SMF (Staf Medis Fungsional).


VII. PENUTUP
Demikian panduan penataan arsip staf medis ini dibuat sebagai
acuan/pedoman dalam penataan arsip staf medis dengan tujuan agar arsip
dapat terjaga dengan baik dan rapi sehingga mudah untuk ditemukan kembali.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: